Event-Management ist eine großartige Erfahrung, egal ob es Ihre eigene Party ist, eine Firmenveranstaltung, für Familie und Freunde oder Hochzeiten und andere formelle Angelegenheiten. Es ist ein harter Job, aber es ist auch sehr erfüllend. Es kann eine Welt von Unterschied zu den beteiligten Leuten machen, die Ihre Freundlichkeit und Monumentalbemühungen sehr schätzen, wenn sie ihren Geburtstag, Jahrestag, Hochzeit oder andere Feier oder Ereignis organisieren. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie ein großartiger Event-Manager werden, geben Ihnen einige Vorschläge zur Problembehandlung und vermeiden sie bei sorgfältiger Planung.

Teil eins von fünf:
Die Grundlagen lösen

  1. 1 Finde deine Ziele und Ziele heraus. Das alles erscheint ein bisschen zu logisch, aber Sie müssen diese in ständiger Tinte ablegen, um zu wissen, welche Größe der Veranstaltungsort, das richtige Budget, die Art der Präsentationen, die Anzahl (oder Art) der Gäste und welche Strategien am besten sind beschäftige dich für deine spezifische Veranstaltung. Was ist dein optimales Ergebnis? Was willst du machen?
    • Sobald Sie herausfinden, was Sie tun (Feiern, Fundraising, Bildung, Verkauf, Vorschlag, etc.), denken Sie darüber nach Warum du machst es. Wenn du deine Motivationen kennst, kannst du dich konzentrieren und motivieren.
    • Mit ein paar Zielen können Sie auch in die Richtung, in die Sie gehen müssen, ausrichten. Du kannst nicht weiter versuchen, ein nicht gesetztes Ziel zu erreichen! Wenn Sie $ 4.000 haben und Sie $ 5.000 anstreben, kann dieses Ziel Sie bis zur Ziellinie drängen.
  2. 2 Wählen Sie Datum und Uhrzeit aus. Dies ist einer der wichtigsten Faktoren in Ihrer Veranstaltungsplanung. Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus, die niemand machen kann, und es spielt keine Rolle, wie groß die von Ihnen geplante Veranstaltung ist. Und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus, die zu weit in die Zukunft gehen - oder zu früh auftauchen - und Ihre Gäste werden es entweder vergessen oder bereits Pläne haben. Das Goldilocks-Syndrom des Ereignismanagements!
    • Im Idealfall möchten Sie Ihre Gäste über zwei Wochen informieren. Das gibt ihnen eine Menge Zeit, um noch keine Pläne und einen guten Zeitplan zu haben, um sie einzuladen und sie ein oder zwei Mal vor der tatsächlichen Zeit zu erinnern. Also sollte dein Event ein paar Wochen in die Zukunft gehen, wenn du es schwingen kannst.
  3. 3 Wählen Sie Ihren Veranstaltungsort. Jetzt, wo Sie eine Idee von dem haben, was Sie tun, und wenn Sie es tun, können Sie anfangen, über Veranstaltungsorte nachzudenken und sich mit einem Datum und den Dingen, die Sie brauchen, an mögliche Orte zu nähern. In welcher Art von Gebäude möchten Sie sich aufhalten und wie wird der Raum verwaltet? Sitzen die Gäste auf Stühlen, in Reihen, auf Bänken oder an Tischen oder auf Picknickdecken im Freien? Wird das Wetter ein Problem darstellen? Wird es Platz für Tanz, Rednerpodium oder Bühne geben? Wenn dies der Fall ist, sollten Sie sicherstellen, dass der Veranstaltungsraum groß genug ist.
    • Es ist immer am besten, die Website im Voraus zu besuchen und zeichnen Sie eine Karte der Gegend. Diese Karte kann als "Schlachtplan" verwendet werden und ermöglicht es Ihnen, Tischflächen, Servicerouten für den Foodservice, behindertengerechten Zugang, falls erforderlich, Routen zu verlassen und zu bestimmen, wie Sie die Ausrüstung an Ort und Stelle bringen. Sie sollten auch markieren, wo der Stromgenerator (falls erforderlich), externe Geräte wie ein Kühlschrank, Eiswürfelbereiter, Grill oder Öfen (etc.) sein wird, sowie wo Stromkabel und Kabel sein werden (die diskret mit einem. Abgedeckt werden können) Teppich) und andere Sicherheitsrisiken ansprechen.
    • Sind gesetzliche und kommunale Genehmigungen erforderlich? In den meisten Fällen sind Genehmigungen für eine Bar erforderlich, aber auch für übermäßige Lärmbelästigung, Fahrzeugzugang und Parken, den Bau großer Anlagen wie eines Pavillons und anderer Bedürfnisse.
  4. 4 Wählen Sie die Anzahl der Personen aus, die eingeladen werden sollen. Wie viele Personen können Ihr Budget und Ihr Veranstaltungsort handhaben? Einige Veranstaltungen sind ausschließlich Eintrittskarten oder Einladungen, so dass es einfacher zu planen ist, aber viele Veranstaltungen haben Nachzügler oder Extras wie Kinder, Partner oder Freunde. Und denken Sie daran: Je mehr Gäste Sie haben, desto mehr Crew benötigen Sie.
    • Da es sich um das größte logistische Problem handeln kann, ist es immer ratsam, genügend Platz für alle Menschen zur Verfügung zu stellen.
    • In älteren Einrichtungen wird die Anzahl der Gäste gewöhnlich "pax" genannt. Wenn Sie also in einem Funktionszentrum arbeiten und "Pax 150" sehen, bedeutet das, dass 150 Gäste erwartet werden.
  5. 5 Setzen Sie auf ein Budget. Hoffentlich haben Sie ein paar Leute, auf die Sie sich stützen können, um zusammen zu sehen, wie viel Geld Sie für dieses Ereignis brauchen. Zahlen Sie Personal? Ausrüstung und Veranstaltungsort mieten? Speisen und Getränke liefern? Pamphlete oder Postkarten veröffentlichen? Setze dich auf eine Zahl, die machbar scheint und deinen Plan darauf abzielt. Sie wollen nicht dafür sorgen, dass Sie dafür aus eigener Tasche bezahlen, wenn Sie es nicht müssen.
    • Vielleicht befinden Sie sich in einer Situation, in der Sie Patenschaften oder Spenden erhalten können, aber die meisten von uns sind nicht so glücklich. Wenn Sie nicht voraussehen, dass weitere Mittel eingehen, müssen Sie unbedingt die Ecken abschneiden. Anstatt ein Catering-Team zu haben, bilde eine BYO oder eine "bring-a-plate" -Funktion (Catering ist minimal, aber du musst einen Essenstisch, Bain Maries und Kühlschränke zur Verfügung stellen). Anstatt einen Fotografen einzustellen, gehen Sie herum und machen Sie selbst Fotos. Werde kreativ, wo es sein muss!
  6. 6 Stelle ein Team zusammen. Organisieren Sie Ihr Serviceteam (auch wenn es sich um Freunde, Verwandte oder andere Freiwillige handelt), um verschiedene relevante Abschnitte zu bearbeiten, auch wenn Sie nicht professionell eine Veranstaltung durchführen, sondern ein kleines Familienereignis durchführen. Bei einem guten Veranstaltungsmanagement im großen Stil geht es darum, die Leute für die einzelnen Bereiche der Veranstaltung zu organisieren und sicherzustellen, dass jeder weiß, was der Plan ist.
    • Ihre Crew braucht genauso viel Aufmerksamkeit wie die Teams, die Sie einstellen und Ihre Gäste. Ordne ihnen so schnell wie möglich Aufgaben zu und gib ihnen den Vorzug, wenn du kannst. Und versuchen Sie ein paar Leute im Standby zu haben - es gibt immer ein paar Flocken in jedem Haufen.
  7. 7 Setzen Sie die Tagesordnung auf den Punkt. Keine Planung mehr kann passieren, bis Sie wissen, was bei Ihrer Veranstaltung passieren wird. Wann sprechen die Sprecher? Gibt es Spiele, Aktivitäten oder Präsentationen, die geplant werden sollten? Wie viel Zeit werden die Gäste essen müssen? Erstelle einen ziemlich detaillierten Zeitplan für die Aktivitäten des Tages.
    • Lass immer einen kleinen Spielraum; Kein Event wird genau so sein, wie Sie es geplant haben, auf die Minute genau. Leute laufen zu spät, Reden dauern länger als erwartet, die Schlange für das Buffet schlurft nicht mit, Sie nennen es. Also, während Sie eine gute Idee von dem, was passiert, brauchen, verstehen Sie, dass es für organisatorische Zwecke ist und nichts in Stein gemeißelt ist.

Teil Zwei von Fünf:
Den Ball ins Rollen bringen

  1. 1 Einladungen verschicken Denn wie sonst sollen die Leute wissen ?! Du musst ihnen Einladungen schicken! Und das ist nicht etwas, an dem Sie auch knausern sollten. Ihre Einladung ist das Gesicht Ihrer Veranstaltung. Der erste Eindruck, den die Leute von dem bekommen, was sie erwartet und wenn sie überhaupt kommen sollten. Es muss gut sein.
    • Betrachten Sie Ihre typischen Einladungen - Postkarten, Flyer, etc. Aber auch papierlos: E-Mail, Newsletter, Facebook, Twitter und Seiten wie Eventbrite, die als Einladungen dienen, Gast-Tracker und einen Kalender.
      • Korrektur: Wenn Sie versuchen, so viele Leute wie möglich zu erreichen, verwenden Sie definitiv Facebook und Twitter. Wenn Sie versuchen, es nur VIPs zu überlassen, vermeiden Sie diese Plattformen. Das verlangt nur Ärger.
  2. 2 Verfolgen Sie diejenigen, die akzeptiert haben. Sie brauchen einen Personalbestand, um zu wissen, wie viel und was Sie alle brauchen, also behalten Sie den Überblick! Es wird wahrscheinlich nicht die Zahl sein, die tatsächlich auftaucht, aber es sollte Ihnen eine allgemeine Vorstellung geben. Websites, die für das Event-Management entwickelt wurden, können Ihnen dabei helfen - aber auch Facebook und eine Excel-Tabelle.
  3. 3 Handle, was du mieten musst. Müssen Sie Fotografen, Bauherren, Designer und Dekorateure, Gastredner, Sponsoren, Entertainer oder Bands, Amateure oder Geistliche, Tanzpartner oder Demonstrationen finden, einstellen, buchen oder delegieren? Es empfiehlt sich, diese in die Berechnung der Verpflegung und der Sitzplätze mit einzubeziehen, so dass ihnen gegebenenfalls eine Mahlzeit und ein Tischplatz zur Verfügung gestellt wird.
    • Werden Speisen und Getränke bereitgestellt? Wenn ja, wissen Sie, wer im Team sein wird, um sich um das Kochen, Servieren und Putzen zu kümmern. Welche Art von Essen musst du servieren? Gibt es wahrscheinlich Gäste mit Allergien, vegetarische oder vegane Bedürfnisse, Diabetiker, religiöse Bedürfnisse wie halal oder koscher, glutenfrei, (etc)? Und wird es Säuglinge, Kleinkinder oder Alte oder Verletzte geben, die feste Nahrung nicht essen können?
    • Sind Unterhaltung und Logistik organisiert? Dieses Teil kann Lieferung von Musikausrüstung, Pavillons oder Zelte und dekorative Effekte oder Bühnenmanagement sein, die Sie benötigen, wie ein Mikrofon und Verstärker, Beleuchtung, Steckdosen, Projektoren und Bildschirme für Diashows, Rauchmaschinen oder andere Bühnenmagie Effekte wie Spiegel , Banner und Firmenschilder usw.
      • Wenn Sie ein Unternehmen als Unterhalter beauftragen, sollten Sie sich mit ihnen beraten, um sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, ihre eigene Ausrüstung zu liefern und einzurichten, sowie, wo sich die Bühnen- und Servicebereiche auf der Baustelle befinden und wie der Zeitplan sein wird. Auf diese Weise können Sie herausfinden, was Sie tun müssen, um sie zu unterstützen.
    • Caterer, Floristen, Entertainer und andere wichtige Leute schätzen so viel Zeit wie möglich zu planen, da es in der Regel teurer ist, Waren und Personal für dringende Anfragen zu erhalten. Der andere Vorteil ist, wenn sie Ihren Termin nicht einhalten können, haben Sie noch etwas Zeit, um eine Alternative zu finden.
  4. 4 Finde jemanden, der der Zeremonienmeister sein wird (MC). Der MC organisiert die Veranstaltung nicht immer vollständig, aber sie veranstalten die Veranstaltung. Es ist normalerweise ein Mitglied der Partei, die Reden organisieren wird, Veranstaltungen wie die Essenskurse, Tanz, bemerkenswerte Gäste oder Unterhaltung ankündigen. Treten Sie mit dieser Person oft in Kontakt und halten Sie sie auf dem Laufenden. Wenn sie gut sind, werden sie sehr hilfreich sein.
    • Manchmal müssen Sie vielleicht der MC sein, in diesem Fall wird der Job viel schwieriger, da Sie weiter arbeiten müssen, bis alles vorbei ist. Dann wird es wichtig, dass Sie Ihr Serviceteam mit seinen eigenen Gruppenleitern zusammenstellen, so dass Sie die meisten normalen Aufgaben an sie delegieren können.
  5. 5 Sammle deine Ausrüstung. Wenn du ein Team anstellst, überprüfe und überprüfe, ob sie die Ausrüstung mitbringen, die sie brauchen. In einigen Fällen können sie dir nur Körper oder Güter zur Verfügung stellen und es dabei belassen; Möglicherweise müssen Sie das Gerät separat beziehen. Es kann gemietet, gekauft oder sogar aus Ihrem umfangreichen sozialen Netzwerk ausgeliehen werden. Gehen Sie Ihre Checkliste von Servietten zu PA-Systemen zu Verlängerungskabeln durch.
    • Dekorationen sind ein großer Teil eines jeden Ereignisses. Tischwäsche, Blumen, Geschenke, Kerzen, Luftballons, Banner oder Kulissen für Fotografie, rote Teppiche usw. sollten immer im Voraus bezogen werden.
  6. 6 Bedecke deine Basen. Eine Sache, die viele Neulinge vergessen, sind die Feinheiten der Einrichtungen. Gibt es genug? Beispiele sind Toiletten und Badezimmer, PKW-Stellplätze, rollstuhlgerechte Rampen, Umkleidekabinen, Lager- und Küchenräume, Müllcontainer, Weinkühler, Stromanschluss usw. Das sind Hindernisse, die nur funktionieren, wenn man sie vorher vorausahnt.
    • Denken Sie auch außerhalb Ihrer Veranstaltung nach: Werden Transport und Unterkunft für internationale oder auswärtige Gäste oder Delegierte in Hotels benötigt, sowie Buchungen und Platz für ihren Transport, um sie zur und von der Veranstaltung zu bringen?
  7. 7 Wissen Sie, mit wem Sie es zu tun haben. Das Verständnis der sozialen Hierarchie Ihrer Veranstaltung - wenn es nicht wirklich Ihre ist - ist ein wesentlicher Bestandteil des Wissens darüber, wie mit jeder Situation umzugehen ist. Da es wichtig ist, dass der Kunde Ihnen vertrauen kann, müssen Sie Folgendes herausfinden:
    • Wer die Hauptgäste sind - das ist normalerweise einfach, wenn es sich um ein Fest handelt - wie das Brautpaar.Der Kunde ist nicht immer der Hauptgast, kann aber Teil seiner Gruppe sein oder gar nicht anwesend sein.
    • Wer sind die Gastgeber Gäste - diese Leute oft als Gastgeber an ihren eigenen Tischen und neigen dazu, gut sozialisieren und Motivatoren der Gäste. Diese Menschen sind nützlich, um eine gesellige Atmosphäre zu bewahren und ein Gespräch zu führen, wenn es still wird, Menschen zum Tanzen animiert werden oder anderen Gästen neue Freundschaften vermittelt werden. Diese Leute sollten zuverlässig sein, sind aber im Allgemeinen nützlich zu wissen, da sie Sie auf dem Laufenden halten, ein Gastsprecher oder MC für Sie im Notfall sein können und dies sind die Leute insgesamt, die das Ereignis reibungslos an der Frontlinie fließen lassen .
    • Wer sind die Friedensstifter? Sie sollten sich jederzeit darüber im Klaren sein, wer diese Schlüsselpersonen sind, da Sie sie über Probleme aufklären und sie gegebenenfalls in die Behandlung von Streitfällen und Streitigkeiten einbeziehen müssen. Dies wird in der Regel das Oberhaupt der Familie, ein Hausmeister, oder Headhonchos oder gemietete Sicherheit sein.
    • Wer ist der Entscheider? In den meisten Fällen ist es Sie selbst als Manager, aber wenn Sie die Gäste konsultieren müssen und es nicht angemessen ist, die Hauptgäste einzubeziehen (da sie typischerweise damit beschäftigt sind, gute Gastgeber zu sein), finden Sie heraus, wen Sie im Notfall konsultieren sollten. Letztendlich wäre es die Person, die die Rechnung bezahlt, wenn Sie für Ihre Dienstleistungen verlangen, oder wen auch immer Sie als "der Kunde" als die Person, die das letzte Wort in dieser Angelegenheit hat, halten.

Teil Drei von Fünf:
Kurz vor der Ziellinie

  1. 1 Machen Sie sich mit dem Veranstaltungsort vertraut. Lange vor der Veranstaltung ist es eine gute Idee, den Veranstaltungsort zu erweitern und herauszufinden, wie alles eingerichtet wird. Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Vorkehrungen treffen, um den Grundriss unterzubringen - Verlängerungskabel, Beleuchtung, etc. Und wenn es schwer für Sie zu finden ist, wird es wahrscheinlich schwer für Ihre Gäste zu finden sein, also achten Sie darauf, dies zu berücksichtigen , auch!
    • Wenn es nach Ihnen geht, legen Sie fest, wohin und wann alles gehen wird. Wenn dafür kein Platz ist, muss es gehen. Sprechen Sie mit dem Manager des Veranstaltungsortes darüber, welche Hilfe sie bereit und in der Lage sind, sich zu bewerben und ob es irgendwelche Stadtcodes gibt, die Sie einhalten müssen, besonders im Notfall.
  2. 2 Überlegen Sie, ob Sie Kits für Ihr Team herstellen möchten. Ihre Crews werden hart arbeiten. Um ihnen Ihre Wertschätzung zu zeigen und sie auf dem Laufenden zu halten, sollten Sie ihnen ein Set an die Spitze des Events geben. Wasserflaschen, Müsliriegel, Pralinen, kleine Wertschätzung, was immer du willst. Es wird auch von Anfang an gute Moral geben.
    • Überlegen Sie, ob Sie ihnen Abzeichen oder einen kleinen Gastgeschenk geben, damit sie sich als Teil der Veranstaltung fühlen und sich daran erinnern. Und stellen Sie sicher, dass sie satt und bewässert bleiben! Denken Sie immer an Ihr Team als Ressourcen, die Sie in Zukunft nutzen möchten.
  3. 3 Check-in mit allen Teams und externen Parteien. Vor dem Event ist es wichtig, alle deine Enten hintereinander zu haben. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrer Crew klare Anweisungen geben, wie Sie zur Website gelangen und geben Sie ihnen Ihre Nummer oder vorzugsweise eine Visitenkarte mit Kontakten, die Sie anrufen können, wenn Sie eine Wegbeschreibung benötigen. Hat jemand Fragen? Nein? Und Pause!
    • Stellen Sie sicher, dass sich alle mit ihren Aufgaben wohl fühlen. Manche Leute sind vielleicht nicht bereit, dies zu vokalisieren, also lies sie wenn möglich. Scheinen sie sicher und selbstbewusst? Wenn nicht, beruhigen Sie sie, gehen Sie ihren Pflichten nach und stellen Sie ihnen ein paar grundlegende Fragen. Im Zweifelsfall koppeln Sie sie mit einem leistungsfähigeren Partner.
  4. 4 Bereiten Sie bei Bedarf eine Kontaktliste und andere Unterlagen vor. Ihre eigene persönliche Organisation ist genauso wichtig wie die Organisation der Veranstaltung. Wenn Sie organisiert sind und die Dinge drunter und drüber gehen, können alle noch in Ordnung sein. Aber wenn du nicht bist, kann die Hölle losbrechen. Hier sind einige Möglichkeiten, sich vorzubereiten:
    • Erstellen Sie ein Kontaktformular mit Telefonnummern und Adressen. Der Bäcker dachte, du würdest den Kuchen abholen? Kein Problem. Rufen Sie Ashley an, die in der Nähe wohnt - sie kann auf dem Weg zur Veranstaltung bei der Bäckerei vorbeischauen.
    • Mache eine Checkliste. Wenn Teams sich anmelden, wissen Sie, welche Waren, welche Ausrüstung und welche Körper fehlen.
    • Bereiten Sie Rechnungen und Rechnungen nach Bedarf vor. Je mehr Sie in Ihrem Spiel sind, desto weniger Probleme werden Sie später haben.
  5. 5 Vermeiden Sie Änderungen in letzter Minute. Wird es wahrscheinlich häufige künstlerische Veränderungen geben? Hochzeiten sind berüchtigt für Kunden, die in letzter Minute Änderungen am Design vornehmen, daher ist es ratsam, Ihren Kunden einen Stichtag für Änderungen zu empfehlen. In der Regel 1 Woche vor der Veranstaltung ist es sehr nah, aber es gibt dem Kunden eine gewisse Flexibilität und vermeidet Änderungen in letzter Minute, die zu spät kommen, um praktisch oder kosteneffektiv zu implementieren.
    • Wenn es sich um einfache, subtile oder grundlegende Änderungen unter Verwendung bereits bezogener Dekorationen handelt, ist es nicht unangemessen, Änderungswünschen nachzukommen. Sei so zuvorkommend wie möglich in dem normalerweise sehr emotional erwarteten Ereignis.

Teil vier von fünf:
Verwalten des tatsächlichen Ereignisses

  1. 1 Richte alles ein. Seien Sie der Erste, der am Ort ankommt, um die Vorbereitungen zu überwachen. Stellen Sie sicher, dass sich alle entsprechend anmelden und falls nicht, telefonieren. Unterstützen Sie diejenigen, die Hilfe benötigen, wenden Sie sich an diejenigen, die angewiesen sind, und gehen Sie aus dem Weg, wenn Sie es brauchen. Keine Verletzungen bis nach der Veranstaltung, bitte.
    • Sie werden sich etwas ruhiger fühlen, wenn Sie eine Checkliste erstellen. Nehmen Sie eine Portion für Ihre Crew, eine Portion für ausgeliehene Crews, eine Portion für Dekorationen und Grundausstattung und eine Portion für Ausrüstung. Wenn alles abgehakt ist, haben Sie Zeit zu atmen.
  2. 2 Delegieren. Haben Sie keine Angst zu delegieren. Der wichtigste Stressfaktor für ein Ereignis ist die Zeit. Um es zu retten, müssen alle Hände an Deck sein - oder verschiedene Decks. Wenn jemand nicht so nützlich ist, wie er sein könnte, geben Sie ihm etwas Besseres zu tun. Es ist dein Job. Du bist nicht herrisch oder überschreitest deine Grenzen; Du machst was du tun sollst.
    • Wenn Sie delegieren, seien Sie fest, aber höflich.Sprich: "Juan, ich brauche dich jetzt hier, um mit den Caterern zu helfen. Danke." Ihre Crew muss so viel zusammen jive wie das Ereignis. Halte alles in Bewegung, indem du der Anführer bist, der du sein musst.
  3. 3 Sei flexibel. Dies bedeutet, sicherzustellen, dass die Dinge eingehalten werden und Unterstützung oder Backup-Pläne haben, wenn es zurückfällt - und damit einverstanden zu sein. Wenn Sie anfangen zu stressen, verlieren Sie Ihren Kopf. Nichts Gutes wird daraus entstehen. Wenn also diese Rede zehn Minuten dauert und der Sprecher Ihre eklatanten Notsignale oder Ihren Versuch ignoriert, einen Schlaganfall vorzutäuschen, um eine Ablenkung zu erzeugen, entspannen Sie sich. Sie werden nur die Vorspeise anpassen und niemand wird es bemerken. Ereignis intakt.
    • Dinge passieren. Tun sie. Sie haben eine schlechte Angewohnheit zu geschehen. Man kann unmöglich alles vorhersagen, und je eher man das akzeptiert, desto besser. Ein ruhiger, gesammelter Event-Manager kann Wunder für jedes Ereignis tun; ein gespanntes, angespanntes kann nicht. Also entspannen Sie sich und gehen Sie mit dem Strom - es wird bald vorbei sein!
  4. 4 Halten Sie alle auf dem Laufenden. Überprüfen Sie am Tag der Veranstaltung, ob die Anzahl und die Bedürfnisse der Gäste noch stimmen und informieren Sie das Serviceteam über mögliche Änderungen zum frühestmöglichen Zeitpunkt. Sie sollten die ersten Augen sein, die bemerken, wenn etwas schief geht.
    • Beraten Sie sich mit Ihren Kunden, um zu sehen, wie sie sich fühlen; Sie können aufgeregt, nervös, besorgt, gelangweilt oder geistig ausgelaugt sein oder ein Problem auf ihrem Teller haben, das Sie in einigen Fällen mit Verständnis, ein paar netten Worten und praktischer Hilfe beruhigen können. Es ist ratsam, diese Zeit zu nutzen, um den Enthusiasmus der Gäste und des Teams zu verstärken.
  5. 5 Mach dein Ding. Vertrauen und respektieren Sie Ihr Service-Team, um für sich selbst zu sorgen - wenn Sie ihnen eine gute Basis gegeben haben, sollten sie in Ordnung sein. Bieten Sie bei Bedarf Hilfe an, aber sie sollten erfahren genug sein, um überhaupt keine Hilfe zu benötigen. Hier sind ein paar Dinge zu beachten:
    • Handeln Sie zu Beginn als Concierge oder Rezeptionist, treffen und begrüßen Sie jeden Gast (falls zutreffend), so wie er kommt. Übergeben Sie dem MC die Zügel, wenn die Veranstaltung beginnt. Die Management-Rolle wird aktiver Problemlösung sein und sicherstellen, dass die gesamte Hausarbeit wie die Zubereitung von Speisen und der Service nach Plan läuft.
    • Behalten Sie die Gäste im Auge und halten Sie den Kontakt mit dem MC oft und diskret, falls sie Pläne ändern wollen (oder müssen).
    • Halten Sie eine respektvolle Distanz zu den wichtigsten Gästen - schließlich dreht sich alles um sie - aber Sie sind leicht erreichbar, indem Sie zu geeigneten Zeitpunkten nachschauen, wie sie sich fühlen und welche Probleme, Wünsche oder Vorschläge sie haben.
  6. 6 Für Marketing-Events geben Sie eine Takeaway. Sie möchten, dass sich all Ihre Gäste daran erinnern, wie großartig sie waren. Eigentlich willst du das wahrscheinlich Mehr als die. Ein Besuch auf einer Website, zukünftige Spenden, Mundpropaganda, was auch immer. Um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung die Legende ist, die sie verdient, geben Sie eine Takeaway. Egal ob es sich um ein Bild, einen Flyer oder einen Kugelschreiber handelt - etwas, das Ihre Gäste an die Veranstaltung erinnert, ist ein guter Weg, um sicher zu gehen, dass Sie in Erinnerung bleiben.
  7. 7 Gratuliere dir nach der Veranstaltung. Die meisten Ereignisse neigen dazu, selbst zu laufen, wenn sie beginnen, aber die ganze harte Arbeit ist die Vorbereitung, die niemand sieht. Also klopf dich auf den Rücken, weil du es verdienst! Okay, zurück zum Abbau. Der Job ist noch nicht vorbei!
    • Nach der Veranstaltung, vereinbaren Sie eine Zeit zu treffen und danken Sie Ihrem Kunden. Es wird immer empfohlen, ein angemessenes und durchdachtes Geschenk anzubieten, um sich an ihre Zeit mit Ihnen zu erinnern, da es diese kleinen Berührungen sind, die die Erfahrung reicher machen und sie dazu bringen, Ihre Dienste in Zukunft zu empfehlen. Wenn Sie während der Veranstaltung ein Geschenk überreichten, z. B. in einer Geschenkregistratur mit den anderen Gästen, dann ein nachdenkliches Geschenk wie Blumen, ein gerahmtes Foto Ihres Lieblingsmoments bei der Veranstaltung (z. B. das Durchschneiden des Bandes oder der Höhepunkt von die Show, oder die Preisverleihung, oder der Hochzeitskuss, oder das Ausblasen der Kerzen auf einem Kuchen, usw.) oder ein anderes Geschenk kann angemessen sein.
  8. 8 Aufräumen und raus! Genau wie Mama sagte: "Lass es in dem Zustand, in dem du es gefunden hast", das gleiche gilt für deinen Veranstaltungsort. Alles muss so sein wie vor Ihrer Ankunft - das ist ein Geschäft, in dem Sie keine Brücken verbrennen wollen. Also lassen Sie Ihre Crews wissen, dass es Zeit ist abzureißen und lassen Sie sie nicht gehen, bis alles erledigt ist. Und Sie müssen auch einsteigen!
    • Das ist schön, sicher, aber es hindert Sie auch daran, mehr in Rechnung gestellt zu werden, als Sie sein sollten. Viele Orte werden zusätzliche Reinigungsgebühren erheben, wenn sie eine Möglichkeit dazu finden. Machen Sie es so weit wie möglich, um die versteckten Kosten zu vermeiden.
  9. 9 Achten Sie auf Rücksendungen, Zahlungen und danken Sie allen Beteiligten. Sie müssen eventuell gemietete oder geliehene Ausrüstung zurückgeben und sich später mit dem Kunden über deren Erfahrungen beraten. Auch wenn Sie nach der Veranstaltung nicht bezahlt haben, danken Sie ihnen für die Gelegenheit, eine so großartige Erfahrung zu machen, um eine Veranstaltung mit ihnen zu veranstalten. Kannst du eine Visitenkarte von ihnen bekommen?
    • Danke auch deiner Crew! Stellen Sie sicher, dass alle Parteien bezahlt werden (und alle Parteien bezahlt haben), legen Sie Quittungen vor und kümmern Sie sich um alle. Du solltest einer der Letzten sein - und sicherstellen, dass es hinter dir verschlossen ist.

Teil fünf von fünf:
Fehlerbehebung

  1. 1 Wissen, wie man mit späten Gästen und anderen Gästen umgehen kann. Dieser ist ein häufiges Problem, daher ist es am besten vorbereitet zu sein. Im Großen und Ganzen sind Verzögerungen verständlicherweise schwer zu vermeiden (wie unvorhergesehene Verkehrsprobleme) und werden von pünktlichen Gästen vergeben. Davon abgesehen, hier sind ein paar Dinge, die Sie tun können, um Ihr Bestes zu tun, damit es nicht passiert:
    • Stellen Sie sicher, dass die Einladungen bezüglich des Zeitpunkts der Veranstaltung klar sind und stellen Sie sicher, dass die Uhrzeit bestätigt wird, wenn Sie eine RSVP anfordern.Kommunizieren Sie (über Ihr Kontaktformular) mit dem MC, relevanten Gästen (oft den Anführern der Parteimitglieder), Animateuren und Küchenpersonal, sobald Ihnen ein Problem bekannt ist, das Sie nicht leicht lösen können. Wenn die verspäteten Gäste im Mittelpunkt stehen (wie Braut und Bräutigam), sind die üblichen Methoden:
    • Kontaktieren Sie die verspäteten Gäste direkt, um nach einer Schätzung zu suchen. Beraten Sie die Küche sofort von allen Entwicklungen, damit sie sich verlangsamen oder beschleunigen können, um Zeit zu behalten.
    • Unterlassen Sie es öffentlich bekannt zu machen, dass sich die Veranstaltung wegen bestimmter Gäste verzögert (weil die Partei das selbständig durchführen wird), aber raten Sie den Hauptveranstaltern oder Mitgliedern der Partei, dass Sie über diese Tatsache informiert wurden. Lassen Sie sie wissen, was Sie vorhaben, aber erlauben Sie den Gastgebern, einen Vorschlag zu machen, da sie die Mitglieder ihrer Partei kennen und was im Kontext angemessen ist.
    • Achten Sie sorgfältig auf die Zeit in Bezug auf Reden. Wenn Schlüsselgäste zu spät kommen, servieren Sie eine weitere Vorspeise (erster Gang) und / oder Getränke früh, da dies verhindert, dass Gäste, die pünktlich kommen, sich langweilen und sie beschäftigen.
    • Für Gäste, die sich länger als angemessen oder möglich verspäten (wie zum Beispiel beim Servieren von Speisen, die einfach nicht warten können, wie zB Aufläufe), starten Sie die Veranstaltung wie geplant und wenn die verspäteten Gäste ankommen, starten Sie sie beim nächsten Kurs eine Mahlzeit (auch wenn es Nachtisch ist).
    • Organisieren Sie einen zusätzlichen Tanz, ein Spiel, eine Rede oder andere Formen der Unterhaltung (insbesondere Musik) und sorgen Sie für zusätzliche Ablenkungen, wie Gruppen- oder Partyfotos, bis sie ankommen und diese Backup-Strategie sollte als Tag im Voraus betrachtet werden.
    • Für Gäste, die bewusst zu spät ankommen, sollte dies als die Entscheidung des Gastes angesehen werden, nicht als Ihre Schuld als Manager, also liegt Ihre Pflicht zuerst an den Gästen, die bereits anwesend sind, und um sicherzustellen, dass sie betreut werden. Kurz gesagt, tun Sie so, als ob es kein Problem gibt, und machen Sie weiter.
  2. 2 Wissen, wie man mit Nahrungsmittelproblemen umgeht. Dies ist selten, wenn Sie die Dinge sorgfältig geplant haben, aber Unfälle passieren (wie ein Gast oder ein kleines Kind, das einen Essenstisch verpfuscht, oder einen Unfall in der Küche). Schon früh sollten Sie sich der Art der Gäste bewusst sein, damit Sie berücksichtigen können, wann und wo das Essen serviert wird (z. B. für ein Buffet) und wo solche Gäste sitzen.
    • Jede Verschüttung aus Sicherheitsgründen muss sofort beseitigt werden, auch wenn dies bedeutet, dass ein roter Teppich oder ein gewünschtes Dekor und Möbel entfernt werden müssen. Wenn es unmöglich ist, einen Fleck zu verstecken, ohne das Aussehen oder die Unversehrtheit des Gegenstandes zu beeinträchtigen (wie zum Beispiel eine Antiquität), dann ist die Entfernung weise. Wenn Sie ein Ersatzteil haben, dann verwenden Sie das; Wenn nicht, verschieben Sie die vorhandenen Möbel oder das Dekor auf subtile Weise, damit es nicht fehlt.
    • Eine weiche Seilbarriere, ein Vorhang oder ein Bildschirm wird empfohlen, wenn Sie den Essensbereich (wie ein Buffet mit Chafing Dishes oder wenn Sie eine "Enthüllung" des nächsten Ganges organisieren) verstecken müssen, da bestimmte Gäste das Gefühl haben, dass wenn Essen drin ist der Essbereich, es ist kostenlos, wenn sie wollen - was nicht immer der Fall ist.
    • Mischen Sie das Menü. Wenn ein Teil eines Gerichts nicht eingeschlossen werden kann (z. B. eine Beilage, die verbrannt wurde), schließen Sie es entweder ganz aus, suchen Sie eine Alternative, reduzieren Sie die Portionsgrößen, um Nahrungsmittel zu strecken, erhöhen Sie aber die Portionen anderer Nahrungsmittel. Informieren Sie Tabellenhosts nach Bedarf.
    • Unerwartete Vegetarier, Abstinenzler, Menschen mit Nahrungsmittelallergien, religiöse oder spezielle Diäten - keine Überraschung sollte jemals mit der richtigen Planung auftreten - aber Gäste bringen gelegentlich zusätzliche Familienmitglieder, Partner oder enge Freunde mit, ohne Sie zu beraten, besonders wenn es keine strenge Einladung ist. nur Ereignis. Dies ist normalerweise leicht zu lösen. Halten Sie bei Ankunft der Gäste Personal bereit, und wenn sie an der Tür ankommen, fragen Sie nach, ob Lebensmittel benötigt werden, und informieren Sie sofort das Küchen- und Servicepersonal.
    • Für große unerwartete Gruppen, die keine Gatecrasher sind, schicken Sie ein Teammitglied in die Küche, um eine Bestandsaufnahme zu machen und, falls nötig, zu fahren, um mehr Nachschub zu sammeln. In der Regel werden die Küchen für die Deckung von Unfällen überfüllt, und häufiger gibt es mehr Stornierungen als unerwartete Gäste. Begrenzte Portionen können gedehnt werden, wenn Sie zusätzliche Füllstoffe wie Brötchen, Salat oder Gemüseportionen bereitstellen, deren Zutaten Sie schnell von lokalen Supermärkten beziehen können.
  3. 3 Wissen, wie man mit Kindern umgeht. Es ist klug, sich daran zu erinnern, dass viele Manager ernsthafte Fehler gemacht haben, die Intelligenz zu unterschätzen oder die Bedürfnisse und Wünsche von Kindern bei Veranstaltungen zu vergessen, da sie dieselben Bedürfnisse und Wünsche haben wie Erwachsene - um eine gute Zeit zu haben und nicht gelangweilt zu sein. Denken Sie daran, dass ihre Eltern auch oft beleidigt sind, wenn die Veranstaltung nicht für ihre Kinder sorgt. In der Praxis ist es am besten, eine RSVP für jedes Kind, das kommen kann, zu beantragen.
    • Kleinkinder (unter 10 Jahren) erhalten am besten früh oder spät etwas zu essen, da bei vielen Abendessen die Mahlzeiten erst um 20 Uhr beginnen, was viel später ist, als die meisten Kinder gewohnt sind. Das bereitgestellte Essen sollte lustig und gesund sein, aber so speziell wie das Menü für Erwachsene, da die Eltern besondere Aufmerksamkeiten für ihre Kinder zu schätzen wissen - es macht ihre Arbeit leichter, so dass sie als Gäste Spaß haben können.
    • Über 10 sind in der Regel gut, um Erwachsenen Essen und Portionen serviert werden, auch wenn sie nicht alles essen, bieten aber die Kinder-Menü (mit Erlaubnis ihrer Eltern), wenn sie nicht scharf auf die Optionen scheinen. Es ist auch für junge Erwachsene 13-18 bekannt, oft das gleiche Essen wie Jugendliche, wie ein Hamburger und Pommes frites im Gegensatz zu mehr formelle Restaurant Essen zu verlangen, und es war ein häufig verwendeter Trick, um die Kinder-Menü als wieder zu brandmarken "Alternative Menü" für diese Altersgruppe von Gästen. Es ist sehr ratsam, auf Nummer Sicher zu gehen und mit den wichtigsten Gästen über Ihre Pläne zu sprechen, um Jung und Alt lange vor dem Termin zu binden.
    • Ein separater Bereich sollte für Mütter mit kleinen Kindern für ihre Bedürfnisse wie Toiletten- / Badezimmerpausen, Stillen (usw.) und einen Platz für sehr kleine Kinder zum Schlafen zur Verfügung gestellt werden, wenn sie müde sind.
  4. 4 Mit rohen oder berauschten Gästen, Gate-Crasher und anderen Gastproblemen umzugehen. Im Idealfall würde dies nie passieren, aber es tut - Familien- oder Firmenveranstaltungen. Politik und Drama kommen oft bei Veranstaltungen vor, die einem als Außenstehender nicht immer bewusst sind. Bereite dich vor.
    • Fragen Sie den Kunden oder wichtige Gäste vor dem Ereignis über die Wahrscheinlichkeit solcher Probleme oder mit ausgewählten Hosting-Gästen, wenn es nicht angemessen ist, diese Probleme mit den Hauptgästen zu besprechen, so dass Sie sicherstellen können, dass die Leute an Orten sitzen, die dies nicht tun Ursache verursachen. Tragen Sie Servicemitarbeiter oder Key-Guests ein, um als inoffizielle Monitore zu agieren, halten Sie Ausschau nach Problemen und treten Sie bei Bedarf ein. Genau genommen ist es Ihre Pflicht, dafür zu sorgen, dass die Veranstaltung reibungslos verläuft, aber nur dort, wo es angemessen ist, und sich aus Themen, die ein privates Anliegen sind, fernzuhalten. Daher solltest du dir bewusst sein, wer innerhalb der Gruppe die "Friedensstifter" der Gruppe sind.
    • Da es schwierig sein kann, einem betrunkenen Gast Alkohol zu verweigern oder einen betrunkenen Gast zu behandeln, der Ärger oder Gewalt empfindet, ist es ratsam, einen Friedensstifter einzuladen und die Polizei nur zu involvieren, wenn nötig mit den wichtigsten Gästen . Sogar in kleinen Veranstaltungen oder Hinterhof-Events, bei denen Alkohol oft in einer Eisbox aufbewahrt wird, um sich selbst zu bedienen, ist es ebenso wichtig, sich dessen bewusst zu sein.
    • Gatecrasher sind schwierig. Sollte es passieren, entfernen Sie diese gegebenenfalls unauffällig - fragen Sie Ihre Schlüsselgäste, um sicherzustellen, dass sie nicht willkommen sind. Für große und rauflustige oder beleidigende Torschützen ist es Ihre Pflicht, die bestehenden Gäste gegebenenfalls zu schützen und die Sicherheitspersonal oder die Polizei zu rufen, wenn sie nicht gehen, nachdem Sie höflich gebeten worden sind, dies selbst und / oder die Schlüsselgäste zu tun.
    • Die Gäste mischen die Namenskarten oft am Anfang, wo sie sitzen, so dass sie am Ende neben Leuten sitzen, die sie wollen, oder an einem Tisch, den sie wollen. Es ist ratsam, mit den Schlüsselgästen zu klären, wie weit das nach ihnen zulässig ist. Normalerweise sollten Sie Tischpläne im Voraus organisieren und die Zustimmung der Hauptgäste erhalten haben. Sollte es sein, dass die Leute an bestimmten Tischen sein müssen, dann ist es ratsam, die Leute bis zur Zeit aus dem Speisesaal zu lassen. Oft dient die Lobby, das Foyer oder der Barbereich diesem Zweck und wenn es aufgrund familiärer Probleme sehr wichtig ist, ist es sinnvoll, Menschen zu gruppieren und zu bewegen en masse zu den einzelnen Tischen von jedem Gastgeber-Gast und Servicepersonal, um sie in ihrer richtigen Reihenfolge zu setzen.
  5. 5 Wissen, wie man mit schlechtem Wetter umgeht. Plötzlicher, unerwarteter Regen oder Schnee kann in Teilen der Welt verbreitet sein; ebenso kann eine Hitzewelle oder eine Kaltfront ebenfalls ein Problem darstellen. Während Wetterereignisse normalerweise nicht ein Problem sind, wenn Sie drinnen sind, macht das Äußere Dinge schwierig. Wenn schlechtes Wetter erwartet wird, ziehen Sie in Betracht, den Veranstaltungsort zu verschieben. Wenn die Veranstaltung nicht verlegt oder verschoben werden kann, mieten Sie ein großes Zelt oder einen Pavillon (zugegebenermaßen kann dies kurzfristig teuer sein). Es ist wichtig, die Wetterentwicklung im Auge zu behalten. Es kann sehr wenig getan werden, um ein vom Wetter betroffenes Ereignis zu retten, also machen Sie das Beste aus dem, was Sie haben.
    • In vielen Teilen der Welt gibt es jetzt Versicherungspolicen bei Unwetter oder anderen Problemen. Wenn Sie sich in einem Gebiet befinden, das für unerwartet unbeständiges Wetter bekannt ist, empfiehlt es sich, ein Angebot einzuholen, wenn die Möglichkeit besteht, dass das Ereignis neu geplant werden muss, da es dem Kunden zumindest die Kosten für die Verlängerung der Miete deckt Ausrüstung, Standort- und Servicepersonal.