Schreiben Sie Ihre Prioritäten auf Papier, wenn Sie es schaffen, sie an einem Nachmittag abzuschlagen. Mit einem Strom von eingehenden Aufgaben zu Hause oder am Arbeitsplatz werden viele auf den nächsten Tag (oder Woche oder Monat) übertragen. Diese Excel-Tabelle überwacht die Einhaltung von Fristen und verschiebt Aufgabenprioritäten entsprechend. In 20 Minuten bieten die folgenden Schritte eine effektivere Möglichkeit, Ihre Prioritäten zu verwalten.

Schritte

  1. 1 Erstellen Sie eine Registerkarte "Startseite" oder "Office". Öffnen Sie eine neue Excel-Tabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte "Sheet1" am unteren Rand und klicken Sie auf Rename. Geben Sie "Home" oder "Office" ein.
  2. 2 Benennen Sie Sheet2 als "Vorlage" und Sheet3 als "Punkte" um Wiederholen Sie Schritt 1.
  3. 3 Erstellen Sie die Wichtigkeitstabelle. Füllen Sie auf der Registerkarte Punkte die Spalten A, B und C aus:
  4. 4 Definieren Sie den Namen "Wichtigkeit". Wählen Sie zwischen Zelle A2 bis C7. Klicken Sie auf Name einfügen definieren
    • Definieren Sie den Namen als "Wichtigkeit" und klicken Sie auf OK.
  5. 5 Erstellen Sie die Aufwandstabelle. Wiederholen Sie die Schritte 3, 4 und 5, um die Aufwandstabelle in den Spalten E, F und G zu erstellen. Markieren Sie die Zellen E2 bis G6 und geben Sie ihnen den Namen "Aufwand".
  6. 6 Erstellen Sie die Dringlichkeitstabelle. Wiederholen Sie die Schritte 3, 4 und 5, um die Dringlichkeitstabelle in den Spalten I, J und K zu erstellen. Benennen Sie sie als "Dringlichkeit".
  7. 7 Geben Sie Überschriften auf der Registerkarte Start ein. Klicken Sie auf die Registerkarte Start und fügen Sie die Überschriften in Zeile 1 ein:
    • A - Priorität Eine Formel, 1 für die wichtigste Aufgabe, kann aber über 100 sein
    • B - Aufgabe Name der Aufgabe.
    • C - Wichtigkeit Ein A, B, C, D, E oder F aus der Tabelle.
    • D - Aufwand A 1-5, aus der Aufwandstabelle.
    • E - Dringlichkeit Eine Formel basierend auf dem Fälligkeitsdatum.
    • F - Fälligkeitsdatum, wann die Aufgabe beendet werden soll. Fälligkeitsdaten sind nicht schwer und schnell. Aufstocken sagt Ihnen, wie früh Sie die Aufgabe starten konnten und Erweiterung sagt Ihnen, wie viele Tage es gleiten könnte. Einen Haarschnitt zu bekommen, könnte einen Ramp Up von 5 und eine Extension von 4 haben - es macht keinen Sinn, einen Haarschnitt 2 Wochen früher zu bekommen und die Leute könnten bemerken, wenn es mehr als 5 Tage zu spät ist.
    • G - Ramp Up Tage vor dem Fälligkeitsdatum können Sie die Aufgabe starten.
    • H - Erweiterung Automatische Verlängerung des Fälligkeitsdatums
    • I - Tage verlassen Formel. Anzahl der Tage vor Fälligkeit; Negativ, wenn das Fälligkeitsdatum abgelaufen ist.
    • J - Fertigstellungsaufgabe wurde tatsächlich abgeschlossen.
    • K - Kommentar Alle Details für die Aufgabe.
  8. 8 Geben Sie Ihre Aufgabenliste ein. Hinweis: Priorität, Dringlichkeit und verbleibende Tage bleiben leer. Sie werden mit Formeln gefüllt. Hier ist eine Auswahl von Aufgaben zu Hause.
  9. 9 Geben Sie Formeln für verbleibende Tage, Dringlichkeit und Priorität ein. Die folgenden Formeln gelten für Zeile 2.
    • I (Tage übrig) = F2-IF (ISBLANK (J2), HEUTE (), J2)
    • E (Dringlichkeit) = IF (I2> G2,5, IF (I2> 0,4, IF (I2 = 0,3, IF (I2 + H2> 0,2,1))))
    • A (Priorität) = SVERWEIS (C2, Wichtigkeit, 2, FALSCH) + SVERWEIS (D2, Aufwand, 2, FALSCH) + SVERWEIS (E2, Dringlichkeit, 2, FALSCH)
  10. 10 Ändern Sie das Format für Zelle I2 in Ganzzahl indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle klicken, das Format auswählen und eine Zahl mit 0 Dezimalstellen eingeben.
  11. 11 Kopieren Sie Formeln für Priorität, Dringlichkeit und verbleibende Tage in die verbleibenden Zellen in jeder Spalte. Wählen Sie Zelle E2 und geben Sie ein STRG-C. Markieren Sie die Zellen E3 bis E10 und klicken Sie auf STRG-V. Wiederholen Sie den Vorgang, um die Zelle I2 in die Zellen I3 bis I10 zu kopieren. Wiederholen Sie schließlich, um die Zelle A2 in die Zellen A3 bis A10 zu kopieren. Ignoriere die ungeraden Werte, die du für undefinierte Aufgaben erhältst.
  12. 12 Sortieren Sie die Zeilen nach Priorität. Wählen Sie aus den Zellen A1 bis K für so viele Zeilen, wie Sie Daten haben. Klicken Sie dann auf Daten sortieren.
  13. 13 Speichern Sie Ihre Prioritäten-Tabelle, einschließlich des Datums für die Versionierung.
  14. 14 Aufgaben markieren Fertig. Wenn Sie Aufgaben abgeschlossen haben, markieren Sie das Datum in der Spalte Beendet. Merken STRG-; (Kontrolltaste und Semikolon) gibt sofort das aktuelle Datum ein.
  15. 15 Watch Prioritäten ändern sich jeden Tag. Hier sind die Prioritäten für mehrere Tage. Am 13. Juli sind alle Aufgaben vor dem Aufstocken Zeitraum, so haben große Zahlen. Am 20. Juli erscheinen höhere Prioritäten (kleinere Zahlen) für vier Aufgaben, darunter Rasen mähen was hat seinen getroffen Fällig Datum. Am 21. ist die Priorität höher, weil wir in der Erweiterung Zeitraum und am 23. Juli ist es noch höher, weil es jenseits der Erweiterung Zeitraum. Rechnungen bezahlen durchläuft am 23. und 25. August ebenfalls eine Eskalation.