Nur wenige Dinge sind für ein reibungslos funktionierendes Büro wichtiger als ein funktionierendes Dateisystem. Unabhängig davon, ob Sie als einziger auf Dateien zugreifen oder mit einem Mitarbeiter teilen, muss das von Ihnen gewählte Dateisystem so organisiert sein, dass jeder das finden kann, wonach er sucht. Wenn das Ablagesystem schwer zu benutzen ist, hängen Sie sich an die Papiere, aus Angst, sie in den Akten zu verlieren, und Sie werden bald Stapel von Papieren auf Ihrem Schreibtisch haben.

Schritte

  1. 1 Entscheiden Sie sich für ein Dateisystem. Was auch immer es ist, es muss einen Sinn ergeben, damit Sie genau wissen, wo jedes Stück Papier ist. Ihre Optionen sind:
    • Alphabetisch. Dieses System ist am besten, wenn die meisten Ihrer Dateien Namen von Kunden, Patienten oder Kunden sein werden.
    • Thema oder Kategorie: Die meisten Dateisysteme sind nach Themen oder Kategorien geordnet, was bei korrekter Einrichtung gut funktioniert, kann aber auch am verwirrendsten sein, wenn dies nicht der Fall ist.
    • Numerisch / Chronologisch. Dies ist am besten, wenn Ihre Dateien hauptsächlich aus nummeriertem oder datiertem Material, wie Bestellungen oder Quittungen bestehen.
  2. 2 Füllen Sie Ihre Dateifächer mit hängenden Ordnern. Die hängenden Ordner werden niemals entfernt und fungieren als Platzhalter für die Manila-Umschläge, die Sie aus der Schublade nehmen.
  3. 3 Sortieren Sie Ihre Papiere in Stapel nach Kategorien. Wenn ein Stapel mehr als 2,5 cm hoch wird, unterteilen Sie ihn in Unterkategorien. Wenn ein Stapel zu dünn ist, kombinieren Sie ihn mit einem anderen Stapel und benennen Sie ihn um. Die Namen der Stapel sollten es erleichtern zu bestimmen, auf welchen Stapel jedes Stück Papier geht.
  4. 4 Legen Sie jeden Stapel in einen Manila-Ordner und etikettieren Sie ihn deutlich. Es empfiehlt sich, Ordner mit Registerkarten zu verwenden, die im Mittelpunkt stehen und nicht versetzt sind, da die Dateien dadurch besser aussehen.
  5. 5 Legen Sie die Manila-Ordner in die hängenden Ordner. Für die meisten Dateien funktionieren reguläre hängende Ordner, für dicke Dateien oder Dateien, die Sie in Unterkategorien unterteilen mussten, verwenden Sie die unteren Ordner der Box. Sie können die Ordner beliebig bestellen, aber die meisten Benutzer verwenden an dieser Stelle ein alphabetisches System.
  6. 6 Beschriften Sie die hängenden Ordner mit den gleichen Namen wie die Manila-Ordner. Platzieren Sie alle Kunststofflaschen auf der linken Seite des Ordners, es sei denn, Sie verwenden einen seitlichen Aktenschrank. Bei Seitendateien, die beim Öffnen der Schublade von links nach rechts statt von vorne nach hinten laufen, legen Sie die Laschen auf der rechten Seite ab.
  7. 7 Legen Sie einen Vorrat an hängenden und Manila-Ordnern in die Nähe der Dateien, damit Sie problemlos einen Ordner hinzufügen können, wenn Sie sich mit einem Stück Papier vorfinden, das nicht zu einem vorhandenen Ordner gehört. Vermeiden Sie Ordner, die zu dick oder zu dünn sind. Sie können auch Ordner umbenennen und Dokumente neu verteilen, wenn Sie sich für eine Neukategorisierung entscheiden.
  8. 8 Entferne am Ende des Jahres alle Ordner, beschrifte frische Manila-Ordner mit den gleichen Kategorienamen und lege sie in die Dateien. Gehe durch die alten Ordner, um zu sehen, ob irgendetwas in die aktuellen Dateien übertragen werden muss, und lege den Rest in dein Archiv.